正しい欠勤連絡~知ってるつもりのビジネスマナー

パチンコ店の仕事・スキル 2020/2/4


体調不良などで、「急に」会社を休まなければならない事態は誰にでも起こりえます。

しかし、いざ会社を休もうと考えてた時、「どう連絡しようか・・・?」と悩む人は意外に多いのではないでしょうか。急な欠勤は会社や取引先などに影響を与えますから、マナーを守ってしっかりと連絡することが大切です。

今回は、急に(予定外で)会社を休む際の手順やマナーについて解説します。

■急に会社を休む理由

病欠、家族の問題、交通機関のトラブルなど

会社を急に休まなければならない理由は人それぞれですが、主に体調が悪い時はもちろん、家族など身内の問題、さらには交通機関の運休などが該当します。

大切なことは、慌てずに理由をきちんと伝えることです。

■連絡の仕方は?

電話連絡が基本

会社を休む時には、電話で連絡するのが基本です。

社会人として、休む際の電話連絡は最低限のマナー。メールやLINEだけの連絡はマナー違反となります(会社が許可している場合はOK)。

また、電話は可能な限り自分で伝えてください。

親にさせる人もいるようですが、これは社会人としてNGです。

自ら電話を入れることで自身の状況を伝えることができ、また仕事の引継ぎなども行えますので、出来る限り自分で連絡を入れることが大切です。

当たり前ですが、無断欠勤は絶対にしてはいけません。

■誰に伝えるのか?

直属の上司がベスト

欠勤の連絡は、直属の上司に電話や携帯で直接連絡するのがベストと言えます。

もし上司が不在、あるいは携帯が繋がらない場合は、まずはメールなどで連絡した後に、改めて電話をします。また、同じ部署の同僚など他の人に伝言を頼む場合でも、自分から改めて連絡することも伝えてもらいましょう。

なお就業規則や職場の決まりなど欠勤連絡のルールがある場合には、それに従うようにしましょう。

■いつ連絡すれば良いのか?

→連絡は始業前に

欠勤連絡のタイミングですが、始業の10~15分前にするのが基本となります。

また、上司の出勤時間が分かっていれば、その時間帯に合わせてかけても良いでしょう。

始業時間が過ぎてからの連絡は、欠勤扱いになる場合が多いので注意してください。

なお、慌てて早く連絡すると、会社に誰も出社していなかったり、上司が通勤中で電話に出れなかったりという場合が多いので、早すぎる連絡は避けるのが無難です。

■社外にも連絡を

→社外アポイントメントがある場合必要

会社に伝えるのはもちろんですが、休む日に社外の人と約束をしている場合、こちらにも連絡を入れる必要があります。

大切な打合せなら重大ですから当然ですが、ご挨拶や会食、ちょっとした打合せでもアポイントがあれば、必ず相手先に伝える必要があります。

こうした「社外連絡」も忘れないようにしましょう。

■休み明けの心得

周囲に感謝の気持ちを

最後に、会社を休んでいる間は、同僚や上司があなたの仕事をカバーしてくれています。休み明けで会社に出勤したときは、フォローしてくれた人たちに感謝の気持ちを伝えましょう。

何事も無かったように振る舞うのはビジネスマナーというよりも人としてのマナー違反になりますので、感謝をしっかりと周囲に伝えるようにしましょう。

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