選考企業へのメール返信について｜パチンコキャリア転職ニュース

転職活動では、企業とメールをやりとりする場合があります。

メールの内容も採用担当者の印象を左右するものの一つですが、選考メールへの対応について悩んでしまう人は多いようです。

今回はメール返信の内容について、おさらいしていきたいと思います。

１．メール返信の基本

返信の有無だけで選考結果が変わる分けではありませんが、きちんとしたメールのやりとりが出来れば、企業に良い印象を残すことができます。

まず、転職でのメール返信で守るべき、基本のポイントをお伝えします。

①メールはすぐ返信

メールの返信は「見たらすぐに返信」が基本です。

すぐ返信できない場合でも、遅くとも24時間以内には返信しましょう。

なぜなら、転職におけるメールは日程を決める内容が多く、企業側もできるだけ早くスケジュールを調整したいからです。

なお、返信メールの時間帯ですが、就業時間に送信するのがベターです。

深夜など一般的に好ましくない時間帯に送ってしまうと、印象が悪くなる可能性があるので注意したいところです。

②本文は残したまま返信

ビジネスでは本文の引用を残したまま返信するのが基本です。

件名も変えずに「Re:」をつけたまま返信します。

一般的なメール設定では、本文を引用して返信できるようになっていますので、そのまま返信しましょう。

③署名を忘れずに

署名は本文の最後につける「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」を記載したものです。

署名はあらかじめ設定できるので、作成して本文に引用される設定にしておくことをオススメ致します。

なお、文末に「返信不要」と書いてある場合、返信は控えます。

ちなみに不合格通知にも返信は要りません。

２．メールの基本構成と注意点

メール文面は、基本的に「件名」「宛先」「挨拶」「本文」「本文の締め」「署名」の項目があります。

各項目に適した書き方を見ていきましょう。

①件名

採用担当者からのメールに返信する場合は、自動的に設定されるように「Re:」という表記で返信します。

届いたメールのタイトルを変えてしまうと、採用担当者が誰のメールか分かりづらくなってしまう可能性があります。

②宛先

本文の冒頭には、必ず相手の会社名・部署・役職・名前を書きます。

部署名や名前が分からない場合は、代わりに「採用ご担当者様」と記載しましょう。

また、株式会社や有限会社は、（株）や（有）と省略しないで書くようにしましょう。

③挨拶

「お世話になっております。」など、挨拶文を書いてから自身の名前を書くようにしましょう。

④本文

まず、「ご連絡ありがとうございます」など、連絡いただいたことについてお礼を書くのがベターです。

そのうえでメール内容について返信文をまとめていくのが良いでしょう。

⑤締め

最後に、「～宜しくお願い致します。」で締めるのが王道です。

⑥署名

署名の内容と順番は、「名前」「住所」「電話番号」「メールアドレス」が基本です。

名前には()で読み仮名を書き添えると良いでしょう。

３．転職のNGメール

転職メールでは、NGとなる返信内容もあるので確認しておきましょう。

①会社のメールアドレス

在職中の転職活動の場合、会社のメールアドレスを使用するのはNGです。

スマホやPCからでもチェックきるフリーアドレスを使用してください。転職活動用に新規で作成しておきましょう。

②敬語が間違っている

メールでは正しい敬語を使うことも重要です。

よくある間違いやすいワードは確認しておきましょう。

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●ケース1

NG：了解です

OK：承知いたしました

●ケース2

NG：大丈夫です

OK：問題ございません

●ケース3

NG：すいません、すみません

OK：申し訳ございません

●ケース4

NG：わかりました

OK：かしこまりました

●ケース5

NG：見ました

OK：拝見しました

●ケース6

NG：お伺いします

OK：伺います

●ケース7

NG：御社（話し言葉）

OK：貴社

●ケース8

NG：よろしくお願い致します

OK：よろしくお願いいたします

 

②本文の装飾

メールの文字の装飾(色や太字など)もNGです。装飾するとメーラーによっては文字化けする可能性があります。

そもそも、本文の装飾はビジネスメールに相応しくないと考える人もいるため、一般的なテキストで作成するようにすると良いでしょう。

③句読点、改行や段落分けが無い

最近はメールやLINEのやりとりで句読点を使わず、一画明けなどの文章を作成する人も多いですが、企業とのメールではNGとなります。

同様に改行や段落分がない文章は、読みにくくなり印象が悪くなる恐れがあります。

④誤字脱字

ビジネスシーンにおいては、誤字脱字がないのがマナーです。

メールの作成が終わったら、誤字脱字がないかを必ずチェックしましょう。

４．転職サービスに相談する

どうしても企業と直接メールでやりとりをするのが不安な人は、当サービスのような転職サービスに相談するのも一手です。

自分と企業との間に入って対応してくれるため、安心して転職活動を行うことが可能です。