サマリーって何？
転職雑記 2024/5/14
ビジネスシーンなどで、『サマリー』という言葉が使われることがあります。
企画書や報告書などを作成する時など、知っておいた方がよい言葉です。
転職先でも困らないよう、サマリーとは何か、業界別のサマリーの違いなどについてご紹介します。
１．『サマリー』とは
『サマリー』とは、『要約』や『概要』という意味です。語源は英語の『summary』で、文章の要点を簡潔にまとめたものを指します。
資料・論文・報告書・企画書などを読む前や、読む時間が少ない時に役立ちます。
サマリーを用意する目的は読み手の負担を減らすためです。
会議などの内容をまとめる場合にもしばしば用いられます。
文章だけでなく、図やグラフなどを併用する場合もあり、金融業界やIT業界、医療業界などさまざまな業界で用いられています。
使用される業界によってはニュアンスが異なるケースがあるので覚えておきましょう。
２．「サマリー上手」は仕事上手
せっかく企画書や報告書が優れていても、サマリーが分かりにくいと評価が下がってしまう場合もあります。
サマリーは文書を読んでもらえるかどうかを左右する重要な部分です。
要約や概要を作成することは、単に長い文章を短くするということではありません。
重要な部分を効果的に伝える必要があります。そのためには、本文に対する「理解力」と要約できる「文章力」、さらにそれを伝える「コミュニケーション力」が重要です。
的確な「サマリー」が作成できる人は信頼されることでしょう。
３．作成のポイント
上手にサマリーを作成するポイントをチェックしましょう。
①簡潔で分かりやすい
サマリーは、報告書や企画書の冒頭に記載します。元々の情報量にもよりますが、できるだけ簡潔にまとめてください。
②体裁はシンプルに
内容や書き方だけでなく、用紙や枚数も意識します。
基本的には1ページ程度で収めることがポイントです。さっと目を通せる範囲で記載しましょう。
読むのに多くの時間がかかっていては意味がなくなってしまいます。
③箇条書き・表やグラフも活用
サマリーを箇条書きでまとめると、内容が分かりやすくなります。文書の中で特に重要だと思われる要素を、4～5行程度に絞って書き出しましょう。
また、文章だけでなく表やグラフを添えて、内容を分かりやすくする方法もおすすめです。
表やグラフの装飾は最低限にし、余計な部分に注意がいかないようにまとめます。
④主観を入れない
サマリーに自分の意見を入れる必要はありません。主観を入れてしまうと、事実が正確に伝わらない恐れがあります。
『内容についてどう思ったか』などの感情は排除し、客観的事実のみを記載してください。
４．業界によって内容がことなる場合も
一般的なサマリーの内容をご紹介しましたが、業界よっては内容が異なる名合もあります。
代表的な事例をご紹介します。
【医療や介護分野】
病院や介護施設での「サマリー」とは、「医療介護情報提供書」のこと。
患者の治療や経過、検査結果など診察内容の記録を要約したものです。
科をまたぐ診療や、転院など移動する際の申し送りを円滑に行うためにも必要なもの。
「看護サマリー」や「退院サマリー」など種類があります。
【IT業界】
Webで検索結果を表示する時、適合したウェブサイトについて掲載内容の一部を簡略化した文章が閲覧できますが、これをIT業界では「サマリー」と呼びます。
検索時には「サマリー」の冒頭の1、2行で欲しい情報か否かを判断することが多いため、とても重要な情報となります。
【金融業界】
為替や株式などの市場動向をまとめたものを「サマリー」と言います。
投資家向けのサービスとして、内外の市場概況やランキング、主要指数の値などをまとめたサマリーを提供している金融機関も少なくありません。
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