苦手な電話対応を克服するには？｜パチンコキャリア転職ニュース

 

近年、若い世代を中心に電話が苦手、嫌いという人が増えています。

特にZ世代は電話で話すことに慣れていなせいか、メールやチャットはできても電話対応は苦手という人が多いようです。

とは言え、ビジネスシーンでは電話に出ることは避けられないため、できない、自信がない人は早めに克服する必要があります。

今回は、電話が苦手の人の対応や克服方法について確認したいと思います。

１．電話に苦手意識を持つ人が増えている

ある調査では調査では20代から30代の約7割が「職場での電話対応に苦手意識」があると回答しています。

メールやSNSの普及によって、公私ともに電話で話す機会や回数の減少が影響していると言えるでしょう。

電話に苦手意識を持つ人は、特に固定電話にかけるときに緊張する傾向が強いようです。

しかし、自分が苦手だからといって電話を避けるのは、ビジネスパーソンとしてはあってはいけないことです。

場合によっては大きなトラブルを引き起こしてしまう可能性すらあります。

２．苦手の種類

一口に電話対応が苦手だと言っても、個人差があり複数のパターンがあります。

電話対応が苦手、できない人の多くは次のような特徴を持っています。

自分がどれに当てはまるかセルフチェックしてみてください。

①電話に慣れていない

現在のコミュニケーションの方法はメールやSMSなどテキストが中心です。

そのため、電話の使用頻度が下がり、そもそも電話に慣れていない場合も多くなっています。

声だけで状況を把握しなくければならず、また後で見返すことができないなど、電話ならではの難しい部分が苦手と感じられるなら、電話に慣れていない可能性があります。

また、ビジネスフォンの操作に慣れておらず、保留や転送の操作が怖い人もいるでしょう。

電話をしながらメモを取ることも、慣れていないと難しい場合があります。

②周囲が気になる

プライベートな電話は話せても、ビジネスシーンでの電話が苦手という人も多くいます。

周囲に上司や同僚がいる中での電話は、失言や言葉遣いのミスなどが気になるものです。

しかし、意識しすぎてミスが増えたりコミュニケーション不足では連絡の体をなしていません。

③ビジネスマナーに自信がない

ビジネスでの言葉遣いや敬語に自信がなくて、電話に苦手意識を感じる人は昔から存在します。

特に新入社員は電話後に周囲から指摘されることも多く、いっそう電話が怖いものに感じられることもあるでしょう。

④相手の表情・態度が気になる

電話では音声からすべての状況を把握しなければならず、相手の表情や態度が気になって仕方がないという人もいます。

相手の様子が分からないため苦手になってしまう人もいます。

⑤聞き取れない不安

電話で相手の声を上手く聞き取れるかが不安という人も多いです。

電話はリアルタイムにスピーディーなやりとりができるからこそ、聞き逃しも多く、適時に話せないことでコミュニケーションがうまくいかない場合もあります。

こうした電話の特性から、不安や苦手意識を感じている人も多いでしょう。

３．電話上達のポイント

電話対応が上手にできる人も、以前は電話対応への苦手意識があったという場合が多いものです。

電話は何度も対応することで上達し、苦手も克服できるものですので過度に心配する必要はありません。

しかし、出来るだけ早く苦手を克服したい人のためには、自分の特徴に合わせた対策を行っていくことが重要です。

①電話対応マニュアルを作る

会社に電話対応のマニュアルがあればそれを利用し、ない場合は自分用に電話対応マニュアルを作ってみましょう。

マニュアルがあると気持ちも楽になるため、ミスも減って自信がつきます。

②上手い人をまねる

電話対応が上手な人が周りにいれば、積極的に真似てみるのも1つの手です。

言葉の使い方などよく見てみるととても勉強になります。

③用件や話す内容を事前にまとめておく

電話をかける前に伝えたいことを箇条書きにしておくとよいでしょう。

電話での会話は、相手の意向の確認や補足説明だけにしておくと、スムーズに会話ができます。

④よく使うフレーズを覚えておく

電話対応では定番のフレーズが数多くあります。よく使うフレーズを覚えておくだけでも、会話がスムーズにできます。

電話の近くにメモを置いておくのも一つの方法です。

⑤多少のミスは気にしない

電話が苦手な人の中には、自分のミスに敏感になっている人もいます。

多少のミスは気にしないでいると、上手く会話ができるようになるものです。

⑥ゆっくり話す

電話では緊張からつい早口になってしまいがちな人がいます。

意識的にゆっくり話すようにすると上手に話すことが出来ます。相手の話すペースに引っ張られないように注意しましょう。

４．電話は習うより慣れろ

ずばり、「習うより慣れろ」です。数をこなせば自然に上手になって行きます。

慣れるまでは不安になるかもしれませんが、電話をかけて失敗するより、電話を避けて心証を悪くする方がデメリットになります。

どんどん電話にトライしていけば、早期に克することができるはずです。