退職の挨拶メール｜タイミングとマナー｜パチンコキャリア転職ニュース

退職する際、「メールで退職を報告するのは失礼では？」と考える人は意外に多いようです。

しかし、通信の手段としてのメールは、ビジネスだけでなく個人の生活にまですっかり浸透しているツールです。

現代ではメールを使って退職の挨拶をすることは珍しいことではありません。

もちろん、直接会える人には口頭で挨拶するべきですが、会えない人にはメールでも可能です。

１．退職挨拶メールの目的とは？

退職挨拶のメールを送るのは、お世話になった先輩や同僚、後輩への感謝の気持ちを表現する目的に加えて、直接会えない人への挨拶を補完する意味があります。

退職後にまた一緒に仕事をすることもあるかもしれません。

そうした場合、最後の印象は重要になってきます。特に、メールは文面として残るので、推敲を重ねて内容をよく吟味するようにしましょう。

 ２．社内へのメールは最終出勤日に

社内へ送る場合は、最終出勤日に送るのが一般的です。退職の報告だけでなく「最後の挨拶」に近いイメージで作成します。

そしてマナーとして、なるべく業務に支障がない時間に送るのもポイントです。定時から１時間前～退社までの時間がベストでしょう。

ポイント①

「退職の挨拶」だと分かる表示

メールの場合、迷惑メールや自分には関係ないものとして読まれない場合があります。

そのため、件名は趣旨がひと目で分かるものにしましょう。「退職のご挨拶（○○）」などシンプルに表示します。

ポイント②

退職理由は「一身上の都合」

退職理由は細かく書きたくなるかもしれませんが、込み入った話をしないのがビジネスマナーです。

「一身上の都合」に留めるのがベターといえます。

ポイント③

退職後の連絡先

社内の場合は、挨拶メールに「私用の連絡先」を書いてもOKです。

「今後連絡をいただける場合は下記までお願いします」と、名前と所属先のみを書いたシンプルな署名にしましょう。

３．社外へのメールは、退職日の2～3週間前

取引先など、社外への挨拶メールは目安としては最終出社日から2～3週間前がベターです。

なぜなら、後任者への引き継ぎの時間がその位の期間が必要になるからです。

内容のポイントとしては退職日の明記が挙げられます。また、引継ぎや後任者についても伝える必要があります。

もちろん、一番良いのは後任者と一緒に直接挨拶に行くことですが、難しければメールで伝えるとよいでしょう。

４．一斉送信は失礼ではない

挨拶メールを一斉に送ってしまっても良いのか？結論をいえば「送ってもよい」です。

ただし、一斉送信の場合は宛先に注意しましょう。第3者のアドレスを知られないように配慮する必要があります。

送りたい相手は「bcc」に入れ、自分のアドレスを「To」に入れるのがポイントです。

また、お世話になった人には個別でメールを送るようにすると良いでしょう。

もしも、退職挨拶メールに返信が届いた場合は、「ご返信いただき、ありがとうございます。新天地でも精進してまいります」など、お礼の一言とともに更に返信するのがマナーです。

５．たかがメールされどメール。感謝の気持ちをしっかり込めて

最後だからこそ、気持ちよく終わりたいものです。

テンプレート通りに文章を作れば、失敗なく退職挨拶メールを作成することができます。

言葉では直接言いにくいこともメールに込め、感謝の気持ちを伝えてみましょう。